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Wie viel Struktur brauchen Planungsbüros?

Viele Architekten arbeiten viel und leidenschaftlich. Das ist schön, wenn am Ende dann die aussagekräftigen Projekte verwirklicht werden. Aber noch schöner ist es, wenn Sie mit Ihrem Büro auch leistungsgerechte und angemessene Renditen erzielen können.

Hier ist es wichtig, die richtigen Hebelpunkte zu finden:

  • Haben Sie eine klare Vision für Ihr Unternehmen?
  • Haben Sie sich bewusst für die jetzige Größe und die Wirtschaftsform Ihres Unternehmens entschieden?
  • Wollen Sie Ihr Büro ganz allein führen oder ist das eher ein Zufallsprodukt?
  • Haben Sie die Kunden, für die Sie gerne arbeiten möchten?

Und auch die wirtschaftliche Seite ist zu hinterfragen:

  • Wie hoch ist Ihr Umsatz pro Mitarbeiter?
  • Ist Ihre Ressourcenplanung dem Bedarf in den Projekten angepasst?
  • Wo können Sie ansetzen, um Ihre Renditen zu steigern?

Viele Planungsbüros arbeiten nicht wirtschaftlich, weil keine Managementinstrumente vorhanden sind oder nicht umfassend genutzt werden. Oft gibt es keine klar definierte Bürostruktur, keine Formulare und Checklisten, keine definierten Zuständigkeiten und auch die Ziele und die Leitsätze des Büros wurden von den Inhaber:innen nicht festgelegt.
Darüber hinaus sind die Bereiche Büro- und Projektcontrolling, Mitarbeitermanagement, Auftrags- und Vertragsgestaltung und Akquisition meist nicht professionell genug aufgebaut und auch die Führungskräfte nehmen ihre Aufgaben nicht umfassend wahr, sondern arbeiten lieber Vollzeit im Projekt während sie hoffen, dass das Büro von alleine läuft. Tut es aber nicht!

In meinen Augen ist es unerlässlich, auch ein Planungsbüro und sei es noch so klein als Unternehmen zu betrachten. Ein gut aufgestelltes Unternehmen verfügt über klar definierte Ziele und Strukturen und wird von den Führungskräften professionell und aktiv geführt. Alle Mitarbeitenden kennen ihre Verantwortungsbereiche, die Aufgaben sind eindeutig zugeordnet und das Ressourcenmanagement wird intensiv betrieben.

Die Arbeitsabläufe sind effizient organisiert, EDV-, Akten- und CAD-Ablagestandards sind definiert und es erfolgt ein Stundencontrolling mit einer professionellen Controlling-Software. Die Projekte werden vorausschauend kalkuliert und es wird laufend überprüft, ob der Aufwand noch zum Honorar passt. Die Mitarbeitenden werden intensiv betreut, gefördert und motiviert und die Führungskräfte reflektieren sich regelmäßig selbst und entwickeln ihre Führungsfähigkeiten aktiv weiter. Ein Traum? Nein, einfach nur konsequentes und strukturiertes Abarbeiten der einzelnen Themen und vor allem Geduld gemäß dem bekannten Spruch „Man überschätzt, was man in einem Jahr alles erreichen kann und man unterschätzt, was in 10 Jahren alles möglich ist“