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Projektmanagement im Planungsbüro

Als Projektmanagement (PM) wird das Initiieren, Planen, Steuern, Kontrollieren und Abschließen von Projekten bezeichnet. In der Planungsbranche orientiert sich der Projektablauf in der Regel an den Leistungsphasen 1 bis 9. Jede Phase beinhaltet dabei bestimmte Aufgaben, die ausgeführt werden müssen, damit die Ziele der LPH und auch des gesamten Projektes erreicht werden.

Die Auftraggeber und Investoren legen immer mehr Wert auf die Steuerungskompetenzen ihrer Planungsbüros. Da diese Steuerungskompetenz in Architekturbüros oft fehlt bzw. diese Funktion in der Vergangenheit oft nicht zur Zufriedenheit der Auftraggeber ausgeführt wurde, ist die Position des Projektsteuerers im Planungsteam vor vielen Jahren hinzugekommen und heute zur Selbstverständlichkeit geworden, zumindest in größeren Projekten. Er/Sie ist allerdings „nur“ der/die Kontrolleur:in, die eigentliche Steuerungsaufgabe verbleibt nach wie vor beim Planungsteam. Und damit federführend, zumindest laut HOAI, wenn man sie denn noch heranziehen möchte, beim Architekturbüro.

Es ist entscheidend, die notwendigen Strukturen im Büro aufzubauen, um alle Informationen, die zur Steuerung eines Projektes benötigt werden, sinnvoll zu verwalten. Jedes größere Projekt braucht ein Projektorganigramm, aus dem klar hervorgeht, wer für welchen Bereich und für welche Entscheidungen zuständig und auch verantwortlich ist. Jedes Projekt benötigt einen Ablaufplan, aus dem hervorgeht, wann welche Aufgabe/welcher Meilenstein erledigt sein muss und in welcher Abhängigkeit sie zu nachfolgenden Aufgaben steht. Und jedes Projekt benötigt eine Definition der zu erreichenden Qualitäten und der damit in Zusammenhang stehenden Kostenentwicklung. Darüber hinaus müssen alle Projektinformationen so verwaltet werden, dass sie ständig für alle Projektbeteiligten im Zugriff und Auffindbar sind, z.B. mithilfe eines Datenbanksystems in der Cloud.

Auf der anderen Seite ist es wichtig, flexibel zu bleiben, um auf Unvorhergesehenes spontan reagieren zu können. Somit ist in meinen Augen die Fähigkeit zur Strukturierung ganz eng mit Flexibilität verknüpft – im Grunde ein Widerspruch.

Alle Projektleiter:innen sollten über diese erforderlichen Fertigkeiten verfügen, wie z.B. die Fähigkeit eine Projekt-Terminplanung über die verschiedenen Leistungs- und Ausführungsphasen zu erstellen oder eine durchgängige Kostenplanung von der Schätzung bis zur Feststellung anzulegen. Und beides bei Erfordernis jederzeit anpassen zu können und natürlich auch bei allen Planungsbeteiligten durchzusetzen. Hervorragende digitale Projektmanagement-Tools, die mittlerweile in guter Qualität am Markt zu finden sind, können die Projektleitenden dabei maßgeblich unterstützen. Und die Projektleitenden selbst sollten mithilfe von Inhouse-Schulungen und Trainings zu den Themen Projektmanagement und Leadership für diese Aufgaben „fit gemacht“ werden, denn diese Fähigkeiten lernt man nicht im Studium und „learning by doing“ können wir uns heutzutage einfach nicht mehr leisten.